Comment maîtriser le coût de l'immobilier pour les enseignes ?

« On peut tout vendre, mais pas n'importe où ». Cette phrase pourrait résumer l'importance intemporelle de la localisation pour les enseignes.

Mais un réseau de boutiques ou d'agences conséquent apporte au-delà de la recherche de l'emplacement et son aménagement des problématiques nouvelles en termes de gestion immobilière et de système d'information.

Le coût croissant de l'immobilier, ses contraintes réglementaires et budgétaires imposent aujourd'hui aux propriétaires comme aux locataires d'optimiser la gestion de leur parc immobilier.

A l'heure actuelle, les activités de la chaîne immobilière sont souvent traitées dans plusieurs services: le service juridique est en charge des baux, la comptabilité paye les loyers, le service travaux suit les chantiers en cours...

Chaque service traite l'information de son côté en fonction de ses besoins, priorités et impératifs. Il y a souvent peu de communication et chaque service utilise des outils différents : logiciel de comptabilité, outil de suivi des contrats, logiciel de gestion technique dans le meilleur des cas car le plus souvent il s'agit de fichiers Excel ou de bases Access. Le choix d'un progiciel immobilier intégré est un levier de rentabilité et de compétitivité.

Un référentiel immobilier permet d'obtenir une vision complète de l'ensemble des contrats associés à l'activité immobilière : avocats, notaires, sous-traitants... Chaque fournisseur dispose d'une fiche complète et peut-être relié à un ou plusieurs actifs. Dès lors chaque service utilisateur peut facilement avoir une vision sur les engagements vis-à-vis des fournisseurs et chaque service est alerté automatiquement sur l'état d'un contrat (actif, résilié,...) et son préavis.

Une solution informatique adaptée permet bien entendu d'être alerté sur la fin des baux mais également de suivre les factures bailleurs. Ce type de contrôle n'est pas souvent effectué faute de temps et pourtant le manque à gagner peut se révéler important.

Le contrôle des factures bailleurs passe par un calcul des montants attendus en tenant compte des conditions particulières du bail (indexation, franchise, paliers, loyer sur CA, % de récupérabilité sur les charges...). Il permet le transfert des écritures comptables et la refacturation auprès des entités du groupe ou d'éventuels sous locataires.

La création et le suivi d'un budget de charges est un instrument essentiel pour procéder aux arbitrages qui conviennent. Un module de gestion budgétaire intégré à un référentiel immobilier permet d'avoir une vision précise des charges hors loyers. Il est également possible de réaliser des budgets « prospectifs » sur plusieurs années.

En complément d'une gestion budgétaire, un module de gestion technique est une solution efficace pour budgéter, planifier et suivre les chantiers en cours sur l'ensemble du patrimoine. Les services de travaux et développement ont besoin d'avoir à tout moment une vision claire de l'état du patrimoine et des actions à mener sur ce dernier. Un inventaire exhaustif et évolutif de l'ensemble des équipements facilite la gestion technique et les choix d'investissement.

Les preneurs à bail ont besoin de suivre et analyser précisément leur patrimoine afin de prendre les décisions opportunes permettant de valoriser leurs investissements locatifs. En centralisant l'information dans un système unique on fiabilise la donnée et il est dès lors plus facile de l'exploiter.

La mise en place de reporting adaptés ou encore le contrôle des informations opérationnelles jouent un rôle clé dans la maîtrise d'un département immobilier.

Afin de faciliter ces opérations de suivis et de contrôles, il est nécessaire d'utiliser des solutions performantes d'édition de tableaux de bord. Les utilisateurs d'un tel système, sont ainsi en mesure de constituer à la demande des états dans Excel à partir des données de gestion. 

Ces tableaux de bord permettent un accès direct aux informations opérationnelles. Il est ainsi possible de créer rapidement des états permettant de suivre des indicateurs clés sur les locataires (exposition à certains secteurs d'activité), les baux (évolution des loyers, ...) ou encore les budgets.

Afin de répondre à l'ensemble de ces besoins, Taliance propose aux enseignes des solutions adaptées à leur activité, permettant une meilleure maîtrise des coûts et une communication facilitée entre les services.