Excel: vers la fin d'un régne ?
A l'heure actuelle, Excel représente 50% des fichiers échangés par les professionnels de l'immobilier(*). Cet engouement est parfaitement compréhensible puisque c'est un logiciel simple à utiliser et peu coûteux. Utilisé par des experts, il peut même devenir un outil de calcul très puissant. Cependant les questions de la centralisation et de la sécurisation des données restent en suspens. Le marché est aujourd'hui à la recherche de plus de transparence et de contrôle. Tous les professionnels, bien conscients des limites du fonctionnement actuel, sont à l'affût d'outils pouvant correspondre à leurs besoins de sécurisation des informations et d'automatisation des processus. Petit tour d'horizon des solutions Taliance existantes…
Sommaire
Asset management et property management : des outils existent
Et pour le pilotage de la performance des fonds : quelle solution ?
Et s'il fallait faire un choix ?
Asset management et property management : des outils existent
Et pour le pilotage de la performance des fonds : quelle solution ?
Jusqu'à présent en revanche, il n'existait pas de solution pour le pilotage des fonds immobiliers. Tous les traitements de collecte d'information et de modélisation sont gérés majoritairement sur des feuilles de calcul.
Les feuilles de calcul sont très pratiques pour réaliser des analyses rapides sur des données ponctuelles. Cependant, quand il s'agit de créer des modèles pérennes, utilisant une grande quantité de données issues de sources diverses, Excel montre rapidement ses limites.
"Certaines modélisations peuvent se révéler très complexes, en particulier quand elles sont réalisées avec Excel" souligne Guillaume Fiastre, président de Taliance. "Il peut être nécessaire de prendre en compte des joint-ventures, des investissements indirects dans d'autres fonds, des optimisations fiscales etc. Ce type d'information est très difficile à analyser et à modéliser avec un tableur. Par exemple, si vous voulez bâtir un scénario où 49% d'une société est vendu en 2014, ce sera très compliqué, vous devrez gérer des milliers de cellules sur plusieurs feuilles de calcul. Le seul moyen de vérifier l'intégrité des formules est de cliquer directement dans chaque cellule concernée. Ce n'est vraiment pas intuitif et le risque d'erreur dans les calculs est énorme".
"L'année dernière, un de nos clients a audité ses modèles Excel avant de mettre en place une de nos solutions. Ils ont ainsi constaté que 42% des feuilles de calcul contenaient des erreurs" ajoute-t-il.
Les modèles Excel sont généralement créés par une seule personne, donc à moins de verrouiller toutes les cellules, un analyste qui travaille tard le soir peut facilement supprimer une formule par erreur et personne ne s'en apercevra.
"Quand nous avons développé notre logiciel Global Fund" reprend Guillaume Fiastre "notre objectif était de conserver la formidable flexibilité d'Excel dans un environnement sécurisé. Nous voulions également que les utilisateurs aient une vision claire de tous les éléments sur lesquels ils allaient travailler. Par exemple, je peux voir que mon fonds "core" a trois investisseurs principaux et visualiser sa structure complète jusqu'à l'actif. Seules les informations utiles sont visibles mais tous les détails peuvent être affichés si besoin".
Les utilisateurs adorent Excel, il est donc souvent difficile de les convaincre d'adopter une solution logicielle plus sécurisée. Taliance a ainsi imaginé des méthodes permettant de fédérer les équipes et de les accompagner dans le changement. "Nous ne nous contentons pas d'installer un logiciel, le projet en lui-même doit être construit et son succès validé avec les équipes en place" déclare Guillaume Fiastre."Même les analystes les plus chevronnés dans la pratique d'Excel, reconnaissent qu'utiliser un logiciel intégré dans le système d'information de l'entreprise, permet d'améliorer drastiquement l'intégrité des données. En effet, les opérations régulières de mise à jour sont automatisées grâce à des interfaces avec des applications spécialisées (comptabilité, gestion de la trésorerie…) ou des procédures d'import. Les solutions Taliance vont encore un cran plus loin en permettant d'échanger des fichiers au format FIDJI avec des tiers tels que les experts ou les investisseurs".
De plus, l'utilisation de progiciels comme FinAsset pour les asset managers et Global Fund pour les gestionnaires de fonds favorisent le travail en équipe et la collaboration. Les asset et les fund managers partagent les mêmes informations et peuvent travailler ensemble sans perdre de temps en vérifications inutiles. Si un asset manager ou un analyste est promu ou change d'emploi, il est très facile de comprendre et de travailler sur ses scénarios avec FinAsset ou d'auditer et de réutiliser ses modèles avec Global Fund. Ceci est virtuellement impossible avec Excel, non seulement parce qu'il faut analyser toutes les cellules des formules mais également parce qu'il faudrait rappeler et retoucher l'ensemble des copies de leurs fichiers en circulation.
Et s'il fallait faire un choix ?
Le choix de valoriser l'information, c'est-à-dire de la centraliser dans des bases de données sécurisées, de la partager intelligemment et de l'exploiter efficacement. Les systèmes d'information sont essentiels dans cette démarche. Des solutions telles que celles proposées par Taliance sont disponibles et peuvent apporter une valeur ajoutée considérable, qui contribuera à créer un véritable avantage concurrentiel pour toutes les sociétés qui veulent améliorer l'efficacité, la sécurité et la transparence de leur processus.
(*) Etude de l'association FIDJI "Vos partenaires parlent-ils votre langage", la synthèse de cette enquête est disponible sur simple demande - www.format-fidji.org