NATIXIS choisit prémiance pour gérer son patrimoine immobilier
Natexis Immo Exploitation (NIE) est une filiale du groupe créée
en 2003 avec l'objectif suivant : rationaliser la gestion des locaux
d'exploitation du groupe. A fin 2003, le groupe exploite 286 300 m² au titre de
ses bureaux et agences.
104 immeubles sont détenus en fonds propres (soit 128 800 m²) et
69 baux (157 500 m²) sont pris auprès de sociétés hors groupe et sous-louées à
des entités du groupe Natexis.
La gestion des ces différents baux était réalisée par des
services différents utilisant des outils non uniformisés.
Par ailleurs, le projet NATEXIS était constitué de deux facettes : simultanément à l'implantation des outils chez NIE, nous étions missionnés pour
procéder aux mêmes travaux chez Natexis Immo Placement (NIP), la filiale de
gestion de l'immobilier de placement.
Les deux filiales ne travaillent pas ensemble, mais les
ressources de projet (notamment informatiques) étaient partagées, avec priorité
à l'implantation de l'ouil chez NIP.
Suite à un appel d'offre mettant en
concurrence sur de longs mois les principaux éditeurs d'outils de gestion
immobilière, Prémiance a été retenu.
Sommaire
La problématique
Les solutions mises en œuvre par Taliance
Planning et déroulement du projet
Résultat
La problématique
Afin de rationaliser la gestion, NIE avait besoin de réunir l'ensemble des informations en un système d'informations unique afin de :
- Obtenir une visibilité totale sur les m² exploités par le groupe ;
- Uniformiser les méthodes de gestion en un service central ;
- Assurer un contrôle accru sur les facturations reçues des baux pris à l'extérieur et leurs conditions de négociations ;
- Etablir un lien automatisé entre les facturations reçues et les refacturations aux baux en sous-location ;
- Assurer une chaîne de traitement de l'information (gestion - comptabilité) saine et fiabilisée.
Les solutions mises en œuvre par Taliance
Après une phase d'étude des besoins propres de NIE concernant la gestion des baux pris à l'extérieur, nous avons enrichi notre outil de gestion immobilière afin de permettre :
- De saisir les informations sur les baux pris à l'extérieur ;
- De simuler la facturation et les indexations afin de valider ligne à ligne les factures reçues ;
- De générer automatiquement la comptabilisation et le paiement des dépenses ;
- De refacturer automatiquement les baux en sous-location aux entités du groupe ;
- D'automatiser l'ensemble des flux de trésorerie entre les filiales du groupe.
Planning et déroulement du projet
Du fait de la mise en place prioritaire du projet chez NIP, le
projet global s'est étalé sur 14 mois.
Cependant, la durée réelle du projet NIE a été de 7 mois.
NIE est entré en production sur notre outil de property
management en avril 2004.
Résultat
Pour Natexis Immo Exploitation, l'objectif est donc totalement atteint : Prémiance donne aux équipes de direction une vue à la fois synthétique et détaillée du patrimoine, en regroupant dans le même système d'informations l'ensemble des données patrimoniales et financières concernant les locaux détenus et les locaux loués.
Mais au-delà, Prémiance aura permis de sécuriser et d'automatiser tous les flux du bailleur aux sous-locataires. La gestion des occupants et l'optimisation des surfaces sont devenues possibles.